2003-01-22 13:27:00

На «Нижфарме» внедрена новая система электронного документооборота

Компания IT завершила внедрение системы документационного обеспечения управления «БОСС-Референт», реализованной на платформе Lotus Notes/Domino, на ОАО «Нижфарм». Система развернута в центральном офисе «Нижфарма» в Нижнем Новгороде и московском представительстве компании.

Одним из направлений автоматизации деятельности компании «Нижфарм» являлось создание системы электронного документооборота и коллективной работы. Среди преимуществ, которые намеревалась получить компания в результате внедрения системы, главными являлись следующие: создание единой территориально-распределенной системы документационного управления, усиление контроля исполнительской дисциплины со стороны руководства, улучшение контролируемости процессов и более быстрое и качественное принятие управленческих решений, обеспечение соответствия действующих нормативных документов международным стандартам качества и улучшение результатов аудиторских проверок, а также повышение на 20-25% производительности труда сотрудников. С введением новой системы в «Нижфарме» улучшилось качество обслуживания клиентов, значительно упростились контроль исполнения поручений и координация всех бизнес-процессов, стало проще готовить и проводить аудиторские проверки.

Система «БОСС-Референт» была выбрана в результате оценки возможностей 11 наиболее известных на российском рынке отечественных и зарубежных систем электронного документооборота, которые оценивались по таким параметрам, как используемая программная платформа, соответствие стандартам делопроизводства, функциональность системы и ее соответствие модельным требованиям ОАО «Нижфарм», а также стоимостные показатели и характеристики поставщиков. Проект создания системы был защищен в нвестиционном комитете компании. Дмитрий Будылин, начальник отдела инфотехнологий «Нижфарма», говорит: «В результате анализа программных платформ мы остановились на Lotus Domino/Notes, так как этот программный продукт является на сегодняшний день, пожалуй, самым гибким и может работать на разных аппаратных платформах, что для нас потенциально важно, поскольку развернутая у нас ERP-система BAAN IV работает под ОС HP-UX на RISC-машине Нewlett-Рackard. Кроме того, Lotus Domino/Notes представлен на рынке уже пару десятков лет, накоплен большой опыт его использования. Да и мы после длительного тестирования этого продукта убедились, что он нам вполне подходит.

После этого нам осталось только выбрать полнофункциональную СЭД, работающую на этой платформе».

До этого на «Нижфарме» существовали формализованная система бумажного документооборота для обеспечения управленческих процессов, регламентированная в стандартных операционных процедурах, соответствующих требованиям СМК, и специализированная система бумажного документооборота самой СМК в соответствии с требованиями стандартов ISO серии 9000 и правил GMP («Надлежащая производственная практика»). В то же время отсутствовали средства осуществления групповой работы и система отслеживания работ по проектам и договорам. А необходимость создания СЭД, кроме всего прочего, диктовалась большим потоком документов.

В рамках реализации проекта в центральном офисе «Нижфарма» в Нижнем Новгороде и московском представительстве компании установлены два сервера системы, в два этапа было проведено обучение сотрудников компании работе в «БОСС-Референте», последовательно развернута система и наполнены ее базы данных. Сейчас в «Нижфарме» используются все функциональные возможности «БОСС-Референта», позволяющие не только поставить делопроизводство, но и эффективно согласовывать документы и отрабатывать поручения руководства, а ее базы содержат уже около 5,5 тыс. документов. В настоящее время вместо первоначально запланированных 50 рабочих мест системы в «Нижфарме» развернуто уже более 90 (в том числе четыре в московском представительстве), в 2003 году их число планируется довести до 150.

Что касается развития системы, то ближайшие планы предусматривают дальнейшее наполнение баз данных (в первую очередь, базы «Инженерное обеспечение»), отладку процедуры репликации данных между серверами системы, размещенными в московском и центральном офисах компании, а в будущем году планируется установить серверы системы во всех представительствах «Нижфарма».